Managed Services vs. Break-Fix: Warum der Mittelstand endlich umdenken muss

Viele mittelständische Unternehmen setzen noch auf das klassische Break-Fix-Modell: Ein Problem tritt auf, die IT meldet es, der Dienstleister reagiert – irgendwann. Doch das ist längst nicht mehr zeitgemäß. In einer digitalen Welt, in der selbst kurze Ausfallzeiten teuer sind und Cyberangriffe jederzeit drohen, braucht es mehr als reaktive IT-Dienstleistung. Managed Services bieten einen komplett anderen Ansatz – proaktiv, planbar, sicher. Zeit für ein Umdenken. 

Das Break-Fix-Modell ist der Inbegriff reaktiver IT-Betreuung. Man wartet, bis etwas kaputt geht – dann ruft man den Dienstleister an. Dieser schickt irgendwann jemanden raus, der das Problem behebt. Anschließend gibt's eine Rechnung. 

Für viele IT-Verantwortliche im Mittelstand ist dieses Modell aus der Vergangenheit vertraut. Es suggeriert Kontrolle über die Kosten („wir zahlen nur, wenn etwas passiert") – in Wirklichkeit ist es aber teuer, unvorhersehbar und risikoreich. 

Beispiele aus der Praxis: 

• Der Drucker steht still → Mitarbeiter:innen können keine Lieferscheine drucken 

• Ein Server stürzt ab → ERP-System nicht erreichbar 

• Ein Windows-Update zerschießt Anwendungen → Tage bis zur Lösung 

Was all diese Situationen gemeinsam haben: Niemand hat's kommen sehen – und die Lösung kostet Nerven, Zeit und Geld. 

Managed Services setzen nicht beim Ausfall an – sondern davor. Der IT-Dienstleister übernimmt aktiv die Verantwortung für Teile oder die gesamte IT-Infrastruktur. Ziel ist es, Ausfälle, Störungen und Sicherheitslücken gar nicht erst entstehen zu lassen. 

Typische Elemente professioneller proaktiver IT-Betreuung: 

• Monitoring: Permanente Überwachung von Servern, Netzwerk und Clients 

• Patchmanagement: Sicherheitsupdates automatisiert & kontrolliert einspielen 

• Backup-Überwachung: Sicherstellen, dass Daten wirklich gesichert sind 

• IT-Security: Firewall-, E-Mail- und Virenschutz als Service 

• Support mit garantierten Reaktionszeiten 

• Transparente Kostenstruktur mit Monatsflat 

Der Vorteil: Du weißt genau, was du bekommst – und kannst dich auf deinen Dienstleister verlassen. Kein Warten, kein Rätselraten, keine versteckten Kosten. 

Viele Geschäftsführer und IT-Leiter im Mittelstand hängen aus Gewohnheit am alten Modell. Es „hat ja immer irgendwie funktioniert". Doch genau darin liegt die Gefahr. 

Die häufigsten Gründe, warum das Break-Fix-Modell noch lebt: 

• Kostenillusion: Managed Services wirken im ersten Moment teurer, weil sie planbare monatliche Kosten verursachen. Doch die Folgekosten im Break-Fix-Modell sind oft höher. 

• Fehlendes Wissen: Viele Unternehmen wissen nicht, wie moderne Managed Services eigentlich funktionieren – oder was sie alles abdecken. 

• Ressourcenmangel: Die interne IT ist im Tagesgeschäft gefangen und hat kaum Kapazitäten, sich mit neuen Modellen oder einem IT-Dienstleister-Vergleich zu beschäftigen. 

• Vermeintliche Kontrolle: „Wenn ich zahle, will ich selbst entscheiden, wann ich Hilfe brauche." Dabei ist echte Kontrolle nur mit einem durchdachten, kontinuierlichen Support möglich. 

Ein kurzes Rechenbeispiel zeigt, wie teuer IT-Störungen im klassischen Modell sein können:
Ein Server fällt aus. 50 Mitarbeitende können 2 Stunden nicht arbeiten.
→ 100 Stunden Produktivitätsverlust. 

Selbst bei einem kalkulierten Stundensatz von 40 € summieren sich die Kosten auf 4.000 € – für einen einzigen Vorfall.
Und das ohne Technikerkosten, Datenverluste oder Kundenreklamationen. 

Noch gefährlicher: Ausfälle in der IT-Sicherheit. Fehlt z. B. ein funktionierendes Patchmanagement oder Backup-Konzept, kann ein Ransomware-Angriff den Betrieb für Tage oder Wochen lahmlegen – und massive Schäden verursachen. 

Ein Unternehmen aus der Region mit ca. 120 Mitarbeitenden hatte eine kleine interne IT, die oft überlastet war. Störungen wurden ad hoc gelöst, Backups liefen „irgendwie" – bis es zu einem Datenverlust nach einem Update-Fehler kam. 

Nach dem Wechsel zu einem Managed Services Provider wurde die IT-Infrastruktur konsolidiert, überwacht und dokumentiert.
Die Ergebnisse nach 6 Monaten: 

• 30 % weniger Support-Tickets 

• keine schwerwiegenden Ausfälle 

• vollständige Dokumentation aller Systeme 

• mehr Zeit für strategische IT-Themen 

Das Unternehmen spart heute nicht nur Geld – sondern vor allem Nerven. 

Wenn du heute noch auf einen IT-Dienstleister setzt, der erst kommt, wenn's brennt, ist es Zeit, umzudenken. Die IT ist zu wichtig, um sie sich selbst zu überlassen. 

Mit einem guten Managed Services Partner hast du einen echten Sparringspartner an der Seite: 

• Deine Systeme laufen stabiler 

• Du bekommst planbare Kosten 

• Du sicherst dich ab gegen Ausfälle, Datenverluste und Cyberangriffe 

• Du entlastest deine interne IT und kannst dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren 

Wenn du willst, dass deine IT-Infrastruktur abgesichert ist und dein Unternehmen nicht nur funktioniert, sondern performt – dann sprich mit uns.